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Die Arten der internationalen Beglaubigung oder Legalisation
Den internationalen Gepflogenheiten folgend, bedürfen Urkunden, Dokumente und Verträge jedweder Art im Rechtsverkehr mit ausländischen Staaten oder anderen Rechtsräumen einer besonderen, internationalen Beglaubigung oder Legalisation. Hievon sind nur jene Staaten ausgenommen, für die in bilateralen oder multilateralen Staatsverträgen eine Ausnahme vorgesehen ist. Mit der Beglaubigung oder Legalisation wird die Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument und des beigefügten Siegels bestätigt. Solcherart beglaubigten oder legalisierten Urkunden kommt in weiterer Folge volle Beweiskraft zu. Das betrifft sowohl im Inland erstellte Urkunden, die im Ausland vorgelegt werden, oder umgekehrt, ausländische Urkunden, die in Deutschland oder Österreich benötigt werden, um hier einen bestimmten rechtsgestaltenden Erfolg herbei zu führen.
Wegen der Vielfalt der Formalvorschriften und deren steter Wandel ist es in der täglichen Praxis sehr schwierig, die den Anforderungen gerecht werdenden Urkunden und Verträge zu erstellen. Rechtskundige Beratung wird erforderlich sein, um vor nachteiligen Überraschungen geschützt zu sein. Nur rechtskundige Beratung kann auch die Garantie gewähren, daß Ihre Interessen bestmöglich vertreten sind. Umfassende Informationen können sie entsprechender Fachliteratur entnehmen, um die richtigen Schritte in eine richtige und kostengünstige Richtung zu setzen. Wie überall im Leben, kann auch hier Fachwissen das Leben einfacher und erfolgreicher gestalten.
ARTEN DER URKUNDEN
Im internationalen Rechtsverkehr müssen Urkunden in zwei Arten eingeteilt werden:
a) in öffentliche Urkunden, also solche, die von Gerichten, Notaren oder Verwaltungsbehörden stammen, sowie
b) in Privaturkunden, die erst durch die Beglaubigung einer Behörde, eines Gerichtes oder eines Notars Öffentlichkeitscharakter erhalten.
Für den Auslandsverkehr sind in aller Regel nur öffentliche Urkunden oder solche Privaturkunden zulässig, die Öffentlichkeitscharakter haben, vorgesehen, wenn volle Beweiskraft gefordert ist.
DIE ARTEN DER BEGLAUBIGUNG ODER LEGALISATION
E r s t e n s : Wenn in den Staaten, zwischen denen der Rechtsverkehr stattzufinden hat, keine staatsvertraglichen Vorschriften bestehen, folgt der Rechtsverkehr den üblichen diplomatischen Gepflogenheiten. Danach ist meist eine mehrstufiger Beglaubigungsweg (das heißt eine Reihe von Beglaubigungsvermerken ) vorgesehen. Der erste Schritt wird in Deutschland als Vorbeglaubigung, in Österreich als Zwischenbeglaubigung bezeichnet. In Deutschland kann es sein, daß mehrere solche Vorbeglaubigungen nötig sind. Auf sie folgt in Deutschland die Endbeglaubigung, in Österreich die Überbeglaubigung. Der Unterschied zwischen Deutschland und Österreich liegt jedoch nur in der Terminologie. Die Inhalte der Beglaubigungsvermerke sind jeweils gleich.
Die Zuständigkeitsvorschriften für die Vor oder Zwischenbeglaubigung, welches Gericht oder welche Behörde diese Legalisationen durchzuführen hat, sind sehr umfangreich. Es ist in der ersten Stufe vor allem zu unterscheiden, ob die Urkunde dem gerichtlichen oder notariellem Tätigkeitsbereich entstammen, oder ob sie dem Aufgabengebiet der Verwaltung zuzuzählen sind. In Deutschland gibt es länderweise Unterschiede. In Österreich bestehen weitgehend einheitliche Zuständigkeitsvorschriften.
Für die Endbeglaubigung ist das Auswärtige Amt, bzw. seit der Anordnung vom 21. Februar 1969, das Bundesverwaltungsamt zuständig. In Österreich erfüllt diese Aufgabe das Bundesministerium für Auswärtige Angelegenheiten. Die Endbeglaubigung wird nur vorgenommen, wenn bereits die erforderliche Vorbeglaubigung beigebracht ist.
Z w e i t e n s : Für die Mitgliedsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation/Beglaubigung vom 5. Oktober 1961 besteht eine wesentliche Erleichterung von der zu oben Erstens dargestellten Vorgangsweise. Sie ist einstufig. Die Legalisation erfolgt mittels sogenannter Apostille. Ö f f e n t l i c h e Urkunden, oder solche mit Öffentlichkeitscharakter benötigen für die Verwendung innerhalb des Rechtsgebietes eines Mitgliedsstaates keiner weiteren Beglaubigung.
Auch hier bestehen in Deutschland länderweise Unterschiede bei der Zuständigkeit der Behörden für die Ausstellung der Apostille. Im Allgemeinen sind das:
a) für Urkunden der ordentlichen Gerichte oder Justizverwaltungsbehörden, sowie der Notare: die Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz oder die Landes(Amts Gerichtspräsidenten.
b) für Urkunden der anderen, als der ordentlichen Gerichte: Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres; die Regierungspräsidenten, Präsident des Verwaltungsbezirkes oder Bezirksregierung; Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz oder die Landes(Amts)gerichtspräsidenten.
c) für alle Urkunden des Verwaltungsbereiches (ausgen. Justizverwaltung) die Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres; die Regierungspräsidenten, Präsident des Verwaltungsbezirkes oder Bezirksregierung. In Berlin das Standesamt I.
In Österreich stellen die Apostille über Antrag aus:
1. das Bundesministerium für Auswärtige Angelegenheiten hinsichtlich aller Urkunden, die vom Bundespräsidenten oder von der Präsidentschaftskanzlei, vom Präsidenten des Nationalrates, vom Vorsitzenden des Bundesrates oder von der Parlamentsdirektion, von der Bundesregierung, von einem Bundesministerium, vom Verfassungsgerichtshof oder vom Verwaltungsgerichtshof, vom Obersten Gerichtshof, vom Kartellobergericht beim Obersten Gerichtshof, von der Obersten Rückstellungskommission beim Obersten Gerichtshof oder von der Obersten Rückgabekommission beim Obersten Gerichtshof oder vom Rechnungshof ausgestellt worden sind;
2. die Präsidenten der mit Zivilrechtssachen befaßten Gerichtshöfe erster Instanz oder ihre zur Ausstellung der Unterzeichnungsbestätigung (Apostille) bestimmten Stellvertreter, mit Ausnahme des Handelsgerichtes Wien und des Jugendgerichtshofes Wien, hinsichtlich aller Urkunden, die von einem anderen Gericht als den in Z. 1 lit. e und f genannten, von einer staatsanwaltschaftlichen Behörde, von einem Notar, von einer Notariatskammer oder von einer Rechtsanwaltskammer - insoweit diese Kammern dabei in Vollziehung behördlicher Aufgaben des Bundes tätig werden im Sprengel des betreffenden Gerichtshofes ausgestellt worden sind;
3.hinsichtlich aller anderen Urkunden die Landeshauptmänner, soweit es sich um Urkunden handelt, die in ihrem Bundesland in Vollziehung behördlicher Aufgaben des Bundes und die Landesregierungen, soweit es sich um Urkunden handelt, die in ihrem Bundesland in Vollziehung behördlicher Aufgaben des Landes ausgestellt worden sind.
D r i t t e n s : Neben diesen beiden oben dargestellten Bestimmungen betreffend die Beglaubigung/Legalisation gibt es nun noch eine Reihe weiterer bilateraler oder multilateraler Staatsverträge, die hievon abweichende - zumeist weitergehende - Erleichterungen im Beglaubigungswesen gewähren. In vielen dieser Fälle bedarf es gar keiner weiteren Beglaubigung/Legalisation, sondern die Urkunden werden im anderen Staat so anerkannt, wie sie für den Rechtsverkehr im Inland erstellt werden.
Diese Staatsverträge, die eine weitergehende oder gänzliche Befreiung von der Beglaubigung/Legalisation vorsehen, gehen dann auch dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vor. Die Apostille ist nicht erforderlich. Hier ist im Rechtsverkehr zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Republik Österreich insbesondere das bilaterale Abkommen aus dem Jahre 1923, wiedereingesetzt im Jahre 1952, der sogenannte »Beglaubigungsvertrag«, zu erwähnen.
Es ist eine Vielzahl von Staatsverträgen, deren Darstellung hier wohl den Rahmen sprengen würde. Seien Sie daher auf die umfassende Darstellung in der zitierten Fachliteratur verwiesen. Die neben der Darstellung des multilateralen Vertragsnetzwerkes, auch die neue Gesetzgebung der Europäischen Union enthält. Es sind alle Beglaubigungs/Legalisationsbestimmungen aufgenommen, die in Staatsverträgen enthalten sind, die ganz anderen Regelungsbedarf zum Gegenstand haben. Denken sie hier vor allem an die Personenstandssachen, die Sozialversicherungsübereinkommen und die internationalen Rechtshilfe oder Amtshilfesachen. Einen auszugsweisen Überblick über solche Staatsverträge erhalten Sie durch Klick auf »andere Staatsverträge« in der Nebenspalte.
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